Pensioencommunicatie

Als werkgever heeft u een aantal informatieverplichtingen waar u zich volgens de Pensioenwet aan dient te houden. Deze informatieverplichtingen moeten voor een groot deel door de pensioenuitvoerder worden voldaan, maar ook de werkgever heeft hierin haar eigen verplichtingen. De informatie die u geeft moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • De informatie moet juist zijn, zowel feitelijk als juridisch;
  • De informatie moet tijdig zijn;
  • De informatie moet duidelijk en begrijpelijk zijn.

In de huidige turbulente pensioenwereld, moet u als werkgever daarom extra alert zijn. Er verandert veel. Denk alleen maar eens aan premies die worden verhoogd, pensioenuitkeringen die worden gekort en aanspraken die worden verlaagd. Er zijn veel factoren die invloed hebben op het pensioen, waardoor er mogelijk pensioenonzekerheid ontstaat. Alle ontwikkelingen dient u, als werkgever, door te geven aan uw werknemer. Optimale communicatie is daarom van vitaal belang. Xantèr ondersteunt u bij deze complexe pensioencommunicatie.

Er bestaan diverse situaties waarin u verplicht bent om uw werknemer te informeren. Hieronder staat een aantal van deze situaties opgesomd:

Informeren bij indiensttreding

De werkgever is verplicht om nieuwe werknemers binnen een maand na indiensttreding schriftelijk te informeren of er een pensioenovereenkomst wordt aangeboden. Mocht dit het geval zijn dan moet in de informatie staan wie de pensioenuitvoerder is en binnen welk termijn de overeenkomst valt. Binnen één onderneming kunnen er groepen met verschillende pensioenovereenkomsten bestaan.

In een pensioenovereenkomst moeten de volgende aspecten zijn opgenomen:

  • Karakter van de pensioenovereenkomst;
  • Voorwaarden voor het opbouwen van pensioen;
  • Pensioenvormen waarin de pensioenovereenkomst voorziet;
  • Eventuele wijziging en betaling voorbehouden, drempelperioden en eisen voor ouderdom- of partnerpensioen, indien deze van toepassing zijn;
  • Vermelding of de toeslagverlening deel uit maakt van de pensioenovereenkomst, wat het niveau is van de toeslag en welke voorwaarden gelden op de toeslag.

Naast een pensioenovereenkomst is de werkgever verplicht om de nieuwe werknemer te informeren over de mogelijkheden tot waardeoverdracht.

Informeren bij het sluiten van de pensioenovereenkomst

De nieuwe werknemer moet uiterlijk drie maanden na het sluiten van de pensioenovereenkomst een startbrief ontvangen. Deze brief krijgt de werknemer van de pensioenuitvoerder, maar wordt pas verstrekt nadat de werkgever de nieuwe werknemer heeft aangemeld. De werkgever moet ervoor zorgen dat dit gebeurt binnen de wettelijk vastgestelde termijn.

Informeren bij wijzigingen in de pensioenovereenkomst

De werkgever is verplicht om de werknemer binnen drie maanden in te lichten over wijzigingen in de pensioenovereenkomst. De werknemer moet tijdig worden ingelicht over de gevolgen van de veranderingen voor het pensioen en de mogelijkheid krijgen om het gewijzigde pensioenreglement op te vragen. Opgebouwde aanspraken kunnen niet veranderen door een wijziging in de pensioenovereenkomst.

De werkgever kan in een pensioenovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding opnemen. Dit is alleen mogelijk wanneer:

  • Dit schriftelijk is vastgelegd en is opgenomen in de pensioenovereenkomst;
  • De eenzijdige wijzigingsbevoegdheid beperkt is tot situaties waarin de werkgever groot belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging wordt geschaad daarvoor moet wijken. Een dreigend faillissement is hier een voorbeeld van.

Informeren over uitvoeringsovereenkomst

De werkgever en pensioenuitvoerder zijn verplicht onderling een uitvoeringsovereenkomst af te sluiten. Dit is een schriftelijke overeenkomst over de uitvoering van een pensioenovereenkomst. In deze overeenkomst moeten de volgende bepalingen worden opgenomen:

  • De wijze waarop de premie wordt vastgesteld;
  • Het termijn en de wijze waarop de premie wordt voldaan;
  • De procedures voor het niet nakomen van de premiebetalingsverlichtingen;
  • De informatie die de werkgever aan de pensioenuitvoerder verstrekt;
  • De procedures voor het opstellen en wijzigen van het pensioenreglement;
  • De maatstaven en voorwaarden waaronder toeslagverlening plaatsvindt;
  • De procedures en uitgangspunten die gelden bij de besluitvorming over vermogenstekorten en -overschotten, dan wel winstdeling.

Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op.

Laat hier uw naam en telefoonnummer achter om teruggebeld te worden.